20년차 대기업 직장인의 좋은 보고서 작성 방법

직장인이라면 입사 전 자기소개부터 퇴사 전까지 많은 보고서를 작성한다.

그렇다면 어떤 보고서가 좋은 보고서이고, 그 작성 방법에 대해서 20년 차 직장인 입장에서 설명해보고자 한다.

1. 보고서란

보고는 정보를 알리는 것으로 최우선적으로 정보룰 받는 사람을 위해 작성해야 한다.

받는 이에 대한 정보가 없는 사람이 보고룰 준비하기엔 아무래도 어려움이 있다.

 

신입사원은 보고 대상에 대해서도 보고 방법에 대해서도 미숙하다.

즉, 신입사원들의 보고는 제대로 된 보고를 보고 배우고 하는 게 올바른 방향인 것 같다.

아쉽지만 이런 것에 대해서 알려주는 직장이나, 선배들의 양성은 부족하다.

 

최종보고를 받는 이의 의중을 모른 채 마치 관문처럼 최종보고 전에 거쳐가는 인원이 많아서 잦은 수정이 발생한다.

여기서부터가 보고자의 고충이 시작되며, 보고를 기피하게 된다.

 

2. 보고에 대한 경험

보상을 바라지 않고 내세우고자 하는 것 없이 개선하는 것이 재미있고 좋아서 진행했던 업무에 대해서 보고를 하라는 지시를 받게 되었다.

그게 회사생활 초에 겪었던 나의 첫 보고자료였다.

 

그러나, 보고자료의 최종결과물은 실행 및 작성한 것에 비해 왜곡되었고,

최종 보고를 진행할 때에 보고 양식, 보고방법, 왜곡된 정보로 인한 지적을 받게 되어 안 좋은 기억으로 남아있다.

대부분이 상사와 함께 가공을 통해 만들어진 자료였다.

 

그렇다면, 어떻게 하면 좋은 보고서를 작성할 수 있을까?

아쉽지만 그때 당시에는 해답을 얻기가 어려웠다. 정확히는 그 자료를 가공한 것에 대한 불평불만이 많이 있었다.

 

3. 이상적인 보고서를 작성하기 위한 키워드

좋은 보고서를 작성하기 위한 키워드는 신속, 정확, 간결 이 세 가지를 먼저 떠올리면 된다.

 

첫째로, 경로 간소화이다.

대부분의 기업은 사내 표준 보고 양식을 가지고 있다.

그 양식을 사용하여 간결하게 작성하면 된다.

내용에 맞춰 보고서를 꾸미는 것이 아닌 표준양식에 맞춰서 간단하게 표현을 하면 된다.

그리고 부서, 조직단위에서 내용을 1차로 검토, 검증 후 보고 받는 이를 위한 준비를 바로 하는 것이다.

 

이렇게 하는 이유는 raw data가 중요한 이유이다. 그 자료를 꾸미기 위해 덧붙이는 내용은 변화가 발생한다.

이것이 심해지면 정보가 왜곡되거나 편향된다.

 

그렇다면 불필요하고 반복된 자료 수정으로 시간낭비를 하지 않게 되며, 보고 시 모자란 부분에 대해 부연설명을 하는 방법으로 보완을 하는 것이 더욱더 효과 적이다.

어차피 보고서만으로의 내용으로는 타인에게 정보를 100% 전달하기 어렵다.

내 자료가 아닌 타인의 보고서이니 어떤 의미를 담고 있는지 알 수가 없다.

 

두 번째로, 업무 효율화이다.

보고 받는 이의 입맛에 맞는 양식과 방법으로 공략하는 것이다.

우리 회사만 봐도 거래선마다 영업팀과 대응 부서가 개별로 존재하고, 각 거래선에서 요구하는 양식, Audit항목 등 거래선에 맞추어 대응을 하고 있다.

그러한 표준양식과 발표사례를 참고하여 대상을 공략하였으면 한다.

 

그리고 이러한 보고서는 혼자가 아닌 여럿이 협력하는 것이다.

그러한 문화가 갖춰지지 않는 소규모 기업이라면 이러한 문화를 만들기 어렵겠지만, 우리나라의 대기업(삼성, LG 등)은 이러한 보고를 하는 인력이 아닌 이상 실행, 정리, 발표를 모두 챙기기는 어렵다.

 

회사는 달인을 요구하지 않는다. 정해진 톱니바퀴들이 잘 맞물려 돌아가기를 원한다.

혼자만 빨리 돌 수 없고 혼자만 빨리 돌아간다 한들 마모될 뿐이다.

보고서 작성 또한 혼자만의 업무, 업적이라 생각하기보다 주변에 도움을 요청하는 것도 사회생활의 일부이다.